Como começar a se organizar com uma agenda

Uma das ferramentas de organização mais comum no cotidiano de todo mundo é a agenda. Mas será que sabemos como utilizá-la? Ou melhor, será que sabemos explorar seus recursos da melhor maneira? A ideia desse post é ajudá-lo a aproveitar sua agenda de maneira mais produtiva, organizando seu dia a dia de uma forma mais prática e eficiente.

Primeiro, tenha em mente que seu cérebro não deve “se cansar” tentando lembrar de tudo. Poupe-o para funções mais inteligentes e criativas e não apenas uma ferramenta de armazenamento. Desafogar sua mente de tarefas corriqueiras poderá te ajudar pensar melhor nas coisas mais importantes.

Outro ponto importante é escolher a melhor agenda para a sua rotina e seu estilo de vida. Você pode utilizar uma agenda comum, de papel, dessas que são lançadas todo início de ano, pode utilizar um caderno, um bullet journal ou um planner. Há também a possibilidade de usar alguma agenda online como o Google Calendar. Faça uma análise da utilidade de cada uma para você, e nãos e assute se perceber que precisará trabalhar com mais de um tipo, pois cada ferramenta tem um propóstido diferente e você pode aproveitar o melhor de cada uma para se organizar de forma mais eficiente.

Para preencher sua agenda (e aqui falo de agenda como sendo aquela opção com datas e horários para registrar atividades) de forma mais adequada, saiba que a agenda não é um bloco de notas. Então se você é do tipo de pessoa que gosta ou precisa de algo para anotar ideias que surgem ou lembretes aleatórios é bom ter um caderninho separado para servir como caixa de entrada, assim você saberá que todas as anotações soltas estarão lá para serem filtradas posteriormente.

A agenda deve conter basicamente compromissos e tarefas com prazos definidos. Os compromissos são ações com data e/ou horário específico para serem realizadas. Por exemplo, uma consulta médica, uma reunião, ou qualquer atividade combinada com outra pessoa. Já as tarefas com prazos definidos são atividades que você terá um período para realizá-las e uma data fim para apresentação ou entrega. Sendo assim, você pode anotar na agenda apenas a data fim e colocar um lembrete alguns dias antes. A execução dessa atividade pode acontecer em vários dias antes da data fim, e isso você definirá no seu planejamento semanal.

Você pode utilizar a agenda também para anotar informações relevantes, como a data de entrega de um produto que comprou, datas de vencimento de contas, lançamento de um filme/série que deseja assistir, aniversários, etc.

Para que a organização da sua agenda funcione melhor, é preciso também que você agrupe suas atividades de acordo com a situação ou ambiente em que você pode trabalhar naquilo. Uma dica que deixo é agrupar por semelhança de assunto (contexto), assim quando você começar a realizar essas pendências, conseguirá finalizar várias atividades parecidas de uma vez só, otimizando o tempo. 

Uma dica para te auxiliar na visualização das tarefas é colocar as notas em cores diferentes. Deixar as atividades profissionais em uma cor e as pessoais em outra pode te ajudar a analisar melhor como anda a distribuição do seu tempo entre cada uma delas. Ou então, usar cores diferentes para atividades fixas (aquela que não é possível mudar de data/horário) e usar outra cor para aquelas que são mais flexíveis e que poderiam ser remanejadas. Nesse último caso, se você utiliza agenda de papel, é interessante deixar essas atividades à lápis ou anotadas num post-it para facilitar a alteração (eu gosto de usar os post-its para organizar meu planejamento no planner). 

Por último, lembre-se de que é importante também deixar um tempo livre na agenda para ser utilizado com atividades não planejadas, de emergência ou até mesmo para que você tenha um tempo de folga pra respirar e se recompor em um dia cansativo.

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